# Randevu hatırlatma mesajı nasıl yazılır?

> İyi bir hatırlatma dört şeyi söylüyor: kimden geldiği, randevunun tam zamanı, ücretsiz iptalin son anı ve aranacak numara. Dördünden biri eksikse mesaj ya siliniyor ya da hastayı haber vermeden gelmemeye itiyor.

Kaynak: https://solvitaklinik.com/blog/klinikte-randevu-hatirlatma-mesaji-nasil-yazilir
Yayımlayan: Sol Víta
Kategori: Randevu ve takvim
Yayın: 2026-09-02

Hatırlatma mesajı basit görünen ama kliniğin doluluğunu doğrudan etkileyen bir metin. Kötü yazılmış bir hatırlatma, hiç göndermemekten pek farklı sonuç vermiyor.

## Dört zorunlu unsur

### 1. Kimden geldiği

Tanınmayan bir numaradan gelen "randevunuz var" mesajı ya siliniyor ya dolandırıcılık sanılıyor. **Klinik adı mesajın içinde**, ilk satırda olmalı.

Bu, kanal WhatsApp olduğunda özellikle önemli: SMS'te gönderici başlığı görünüyordu, WhatsApp'ta ise mesaj kliniğin numarasından geliyor ve hasta o numarayı kayıtlı tutmuyor olabiliyor.

### 2. Randevunun tam zamanı

Gün adı, tarih ve saat. "Yarın" yazmayın; mesaj gecikirse ya da hasta ertesi gün okursa yanlış bilgi oluyor.

Fizyoterapistin adını da yazın: hasta kime geleceğini bilirse gelmeme ihtimali düşüyor.

### 3. Ücretsiz iptalin son anı, TARİH olarak

En çok fark yaratan madde. "24 saat kala iptal edebilirsiniz" yazdığınızda hasta bir hesap yapmak zorunda kalıyor ve bazen yanlış yapıyor. Kliniklerin en sık duyduğu itiraz zaten bu: "ben 24 saati öyle hesaplamamıştım."

Yerine son anı yazın: *"6 Eylül Cumartesi 09:00 tarihine kadar ücretsiz iptal edebilirsiniz."*

### 4. Aranacak numara

Hastaya "iptal edebilirsiniz" deyip nasıl edeceğini söylememek, gelmemeyi tek seçenek hâline getiriyor. Numara mesajın içinde yazmalı ve aranabilir olmalı.

## Örnek metin

> **Denge Fizyoterapi ve Rehabilitasyon**
>
> Sn. Defne, 7 Eylül Pazartesi 09:00 Schroth Seansı randevunuz var (Uzm. Fzt. Elif Demir). 6 Eylül 09:00 tarihine kadar ücretsiz iptal edebilirsiniz; sonrasında seans hakkınız kullanılmış sayılır. Sorularınız için: 0212 555 04 12

Beş satır, dört bilgi, tek bir belirsizlik yok.

## Ne zaman gönderilmeli?

**Ücretsiz iptal süresinden ÖNCE.** İptal süreniz 24 saatse hatırlatma 48 saat önce gitmeli.

Sebebi şu: hatırlatma iki iş birden yapıyor. Birincisi hatırlatmak, ikincisi gelemeyecek hastaya süre dolmadan haber verme fırsatı vermek. 24 saat kala giden bir hatırlatma ikinci işi yapamıyor; hasta o noktada zaten hakkını kaybetmiş oluyor ve haber vermeden gelmemeyi seçiyor.

Yani geç giden hatırlatma, sessiz gelmemeyi teşvik ediyor.

## Hangi kanal?

**WhatsApp** okunma oranı yüksek ve maliyeti düşük. Karşılığında hastanın WhatsApp kullanıyor olması gerekiyor.

**E-posta** herkese ulaşmıyor ama arşivleniyor ve hasta sonradan bulabiliyor.

En sağlamı ikisini birlikte kullanmak: adresi olan hastaya her ikisinden de göndermek, tek kanala bakmayan hastada hatırlatmanın boşa gitmesini engelliyor. İki bildirim almak bir bedel, ama kaçırılan randevunun bedeli daha yüksek.

## KVKK ve izin

İki şeye dikkat edin:

**Hastanın izni olmalı.** Randevu hatırlatması hizmetin bir parçası sayılabiliyor ama kanalın kendisi ve içerik bu değerlendirmeyi etkiliyor. İzin durumunu kayıtta tutun ve hangi kanala izin verildiğini de yazın.

**Mesajda sağlık verisi olmasın, ya da az olsun.** Yukarıdaki örnekte hizmet adı geçiyor ve bu, hastanın kendi telefonuna gittiği için kabul edilebilir. Ama paylaşılan bir telefon ya da kilit ekranı bildirimi düşünüldüğünde, hizmet adını yazmamayı tercih eden klinikler de var. Kendi hasta profilinize göre karar verin.

**Pazarlama mesajı ayrı bir konu.** Kampanya duyurusu, yeni hizmet tanıtımı gibi mesajlar randevu hatırlatmasından farklı bir izne tabi ve ticari elektronik ileti mevzuatına giriyor. İkisini aynı listeye göndermeyin.

## Gitmediğini nereden anlarsınız?

Bu soru genelde hiç sorulmuyor ve cevabı olmayan kliniklerde hatırlatma sessizce çalışmayı bırakabiliyor.

Kullandığınız sistemde bir giden kutusu olmalı: hangi mesaj kime, ne zaman gitti, gitmedi mi, neden gitmedi. Sol Víta'da her hatırlatma önce kuyruğa alınıyor ve durumu ekrandan görülebiliyor; başarısız gönderimler ayrı bir sekmede toplanıyor. Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, "gitti mi" sorusunun bir cevabı olmalı.

## Özet

- Dört unsur: **klinik adı, tam zaman, iptalin son anı (tarih olarak), aranacak numara**.
- Hatırlatma, ücretsiz iptal süresinden **önce** gitmeli.
- WhatsApp ve e-postayı birlikte kullanmak ulaşma ihtimalini yükseltiyor.
- İzni ve kanalı kayıtta tutun; pazarlama mesajı ayrı bir izin konusu.
- Gönderimin durumunu görebildiğiniz bir ekranınız olsun.