# Klinikte tahsilat takibi nasıl yapılır?

> Tahsilat sorununun kaynağı genelde tahsil edememek değil, ne kadar alacağı olduğunu bilmemek. Her seansın bir borç doğurduğu ve her ödemenin bir borca yazıldığı basit bir düzen, kliniklerin çoğunda eksik olan tek şey.

Kaynak: https://solvitaklinik.com/blog/klinikte-tahsilat-takibi
Yayımlayan: Sol Víta
Kategori: Tahsilat
Yayın: 2026-09-22

Kliniklerde tahsilat konuşulduğunda akla ilk gelen şey hastadan para istemek oluyor. Oysa asıl sorun genelde daha önce başlıyor: **klinik ne kadar alacağı olduğunu bilmiyor.**

Bilinmeyen bir alacak istenemez.

## Temel kurgu: borç ve ödeme ayrı şeyler

Sağlıklı bir tahsilat düzeni iki ayrı kaydı tutuyor ve sonra eşleştiriyor:

**Borç (alacak) kaydı.** Bir hizmet verildiğinde doğuyor. Seans tamamlandı, borç doğdu. Paket satıldı, borç doğdu.

**Ödeme kaydı.** Para alındığında oluşuyor. Nakit, kart, havale.

**Eşleştirme.** Hangi ödemenin hangi borcu kapattığı.

Kliniklerin çoğunda yalnız ikincisi tutuluyor: "bugün şu kadar tahsilat yaptık." Bu, kasadaki parayı gösteriyor ama **kalan alacağı göstermiyor**.

## Borç ne zaman doğar?

Bu kararı önceden verin ve tutarlı uygulayın. Yaygın yaklaşım:

| Durum | Borç doğar mı |
|---|---|
| Seans tamamlandı | Evet |
| Hasta gelmedi | Evet (politikanıza göre seans hakkı düşüldüyse) |
| Geç iptal edildi | Evet (aynı gerekçe) |
| Zamanında iptal edildi | Hayır |
| Paket satıldı | Evet, satış anında tamamı |

Dört ve beşinci satırlar önemli. Zamanında iptalde borç doğmuyor; paket satışında ise borç seans seans değil, satış anında tamamı doğuyor çünkü sözleşme o an kuruluyor.

## Kısmi ödemeler

En çok karışan yer burası. Hasta 800 TL borcuna 500 TL ödediğinde ne oluyor?

Sağlıklı düzen: ödeme **en eski açık borçtan başlayarak** kapatıyor. 500 TL, en eski 800 TL'lik borcun 500 TL'sini kapatıyor; 300 TL açık kalıyor.

Bu kural neden önemli: kural yoksa aynı hastanın hangi seansının ödendiği belirsizleşiyor ve ay sonunda "ne kadar alacağımız var" sorusunun cevabı çıkmıyor.

## Günlük kasa kapanışı

Her gün sonunda beş dakikalık bir işlem:

1. Bugün alınan nakdi say
2. Sistemdeki nakit tahsilat toplamıyla karşılaştır
3. Kart ve havale tahsilatlarını kontrol et
4. Fark varsa **aynı gün** bul
5. Kapanışı kaydet

Dördüncü madde kritik. Bir haftalık fark aranmıyor; aynı günün farkı bulunuyor. Kapanış yapılmayan bir kasada eksikler birikiyor ve kaynağı bulunamıyor.

## Kim tahsilat yapabilir?

Yetkiyi sınırlayın. Herkesin tahsilat girebildiği, iptal edebildiği ve indirim uygulayabildiği bir sistemde hem hata hem de kötüye kullanım riski var.

Sağlıklı ayrım:

- **Tahsilat girişi:** resepsiyon
- **İndirim ve iade:** yönetici onayı
- **Kayıt silme:** yalnız yönetici, ve iz kaydıyla

Son madde önemli: silinen bir tahsilat kaydının kim tarafından ne zaman silindiği görülebilmeli. Sol Víta'da bu tür işlemler işlem günlüğüne düşüyor ve geriye dönük görülebiliyor.

## Sık yapılan beş hata

**1. Yalnız günlük tahsilatı takip etmek.** Kasadaki para bir bilgi; kalan alacak başka bir bilgi. İkincisi olmadan tahsilat yönetilmiyor.

**2. Borcu deftere, tahsilatı sisteme yazmak.** İki yerde tutulan kayıt eşleşmiyor ve ay sonunda kimse hangisinin doğru olduğunu bilmiyor.

**3. Sözlü indirim.** "Sana özel şu kadar" denip kayda geçmeyen indirim, ay sonunda açıklanamayan bir fark olarak çıkıyor.

**4. Gelmeyen hastada borç doğurmamak.** Politikanız seans hakkını düşürüyorsa, mali karşılığının da kayda geçmesi gerekiyor. Yoksa politika kâğıtta kalıyor.

**5. Alacağı hastaya sormaktan çekinmek.** Borcu olan hasta çoğu zaman bilmiyor ya da unutmuş oluyor; nazik bir hatırlatma çoğu alacağı çözüyor.

## Hastaya nasıl söylenir?

Resepsiyonun elinde standart bir cümle olmalı ve **bekleyenlerin duymayacağı** bir mesafede söylenmeli:

> "Kayıtlarımızda geçen aydan 800 TL açık görünüyor. Bugün kapatmak ister misiniz, yoksa bir plan yapalım mı?"

Bu cümlenin üç özelliği var: suçlayıcı değil, rakamı net veriyor ve seçenek sunuyor.

Ödeme planı yapılabiliyorsa yapın ve **kayda geçirin**. Kayda geçmeyen bir plan, iki hafta sonra kimsenin hatırlamadığı bir konuşma oluyor.

## Aylık bakılacaklar

Ay sonunda üç rakam:

- **Tahsil edilen** toplam
- **Doğan borç** toplamı
- **Kalan alacak** (birikimli)

Üçüncüsü eğilim olarak izlenmeli. Aydan aya büyüyorsa tahsilat düzeninde bir sorun var demektir; tek bir ayın rakamı bunu söylemiyor.

Alacağın yaşına göre ayrılması ayrı bir konu: [Alacak yaşlandırma nedir?](https://solvitaklinik.com/blog/alacak-yaslandirma-nedir)

## Özet

- Borç ve ödeme **ayrı kayıtlar**; asıl mesele ikisini eşleştirmek.
- Borcun ne zaman doğduğunu önceden karara bağlayın ve tutarlı uygulayın.
- Kısmi ödemeler **en eski borçtan** başlayarak kapatılmalı.
- Günlük kasa kapanışı yapın; farkı aynı gün bulun.
- İndirim ve iade yetkisini sınırlayın, silinen kayıtlar iz bıraksın.
- Aylık olarak **kalan alacağın eğilimine** bakın.

---

*Bu yazı işletme yönetimi üzerine bilgilendirmedir; vergi ve muhasebe tavsiyesi değildir. Belge düzeni, oranlar ve gelirin hangi dönemde yazılacağı mükellefiyet türünüze ve güncel mevzuata bağlıdır; mali müşavirinize danışın.*