Klinik denetimine nasıl hazırlanılır?

Sağlık kuruluşları denetime tabi ve denetim, haber verilerek de gelebiliyor haber verilmeden de. Ayrıca KVKK tarafında Kurul, şikâyet üzerine ya da resen inceleme yapabiliyor.

Hazırlık, denetim haberi geldiğinde başlayan bir iş değil.

Bu yazı genel bir çerçeve sunuyor. Kliniğinizin tabi olduğu denetim türleri ve aranan belgeler için İl Sağlık Müdürlüğüne ve bir hukukçuya danışın.

Belgeler tek bir yerde olsun

Denetimi krize dönüştüren şey belgelerin eksik olması değil, bulunamaması.

İki klasör kurun: biri fiziksel, biri dijital.

Kuruluş ve yetki belgeleri

• Ruhsat ve faaliyet izni
• İşyeri açma ve çalışma ruhsatı
• Yangın güvenliği belgesi
• Mesul müdür belgesi
• Personelin diploma ve tescil belgeleri, sertifikaları
• Vergi levhası, SGK tescili

İşleyişe ilişkin belgeler

• Tıbbi atık sözleşmesi ve teslim tutanakları
• İSG belgeleri: risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları, işyeri hekimi ve uzman sözleşmeleri
• Cihaz bakım ve kalibrasyon kayıtları
• Temizlik ve dezenfeksiyon kayıtları
• Acil durum planı ve tatbikat kaydı
• İlk yardım malzemesi ve son kullanma tarihleri

KVKK belgeleri

• Veri envanteri
• Aydınlatma metni (güncel ve eski sürümler)
• Açık rıza metni
• Saklama ve imha politikası
• Periyodik imha kayıtları
• Alt işleyen sözleşmeleri
• VERBİS kaydı çıktısı
• İhlal müdahale planı
• Çalışan eğitim kayıtları
• İlgili kişi başvuruları ve verilen cevaplar

Bu listeyi bir kez oluşturup dönemsel olarak güncellemek, denetimi olağan bir güne çeviriyor.

Öz denetim: yılda iki kez

Kendi kendinize yapacağınız bir kontrol, en etkili hazırlık.

Fiziksel koşullar

• Ruhsat ve belgeler görünür yerde mi?
• Oda ölçüleri ve düzeni ruhsattaki gibi mi?
• Yangın söndürücüler yerinde ve dolumu güncel mi?
• Acil çıkışlar açık mı?
• İlk yardım dolabı tam ve tarihleri geçmemiş mi?
• Tıbbi atık kutuları uygun mu ve düzenli teslim ediliyor mu?
• Temizlik kayıtları tutuluyor mu?

Personel

• Herkesin diploma ve tescili dosyada mı?
• SGK kayıtları güncel mi?
• Ayrılanların dosyası ayrıldı mı?
• İSG eğitimleri yapıldı ve kayda geçti mi?

Hasta kayıtları

• Kayıtlar düzenli ve okunaklı mı?
• Onam formları tam mı?
• Kâğıt dosyalar kilitli dolapta mı?
• Erişim yetkileri doğru mu?

KVKK

• Metinler güncel mi?
• VERBİS kaydı gerçeği yansıtıyor mu?
• Yeni bir hizmet sağlayıcı eklendiyse sözleşmesi var mı?
• Periyodik imha yapıldı mı?
• Ayrılan çalışanların sistem erişimi kapatıldı mı?

Son madde en sık atlananı ve bir denetimde kolayca görülebilir olanı.

Denetim günü

Sakin olun. Denetim bir suçlama değil, bir kontrol.

İşbirliği yapın. Talep edilen belgeyi verin, saklamaya çalışmayın.

Bilmediğinize bilmiyorum deyin. Uydurulan bir cevap, eksik bir belgeden daha büyük sorun yaratıyor.

Kayıt tutun. Kim geldi, ne istendi, ne verildi, hangi eksiklik söylendi. Bu kayıt sonraki adımlarınızın dayanağı.

Tutanağı okuyun. İmzalamadan önce okuyun; katılmadığınız bir tespit varsa şerh düşme hakkınızı kullanın.

Süre isteyin. Bir eksiklik için belge hazırlanması gerekiyorsa makul bir süre talep edin.

Eksiklik çıkarsa

Denetimde eksiklik çıkması olağan; ilk denetimde hiç eksik çıkmaması nadir.

Yapılacaklar:

1. Eksiklikleri yazılı olarak alın
2. Her biri için sorumlu ve tarih belirleyin
3. Giderin ve belgeleyin
4. Verilen sürede bildirin
5. Aynı eksikliğin tekrarını engelleyecek düzeni kurun

Beşinci madde asıl iş: bir kez giderilen ama sebebi ortadan kalkmayan bir eksiklik, sonraki denetimde tekrar çıkıyor.

Kim sorumlu?

Denetime hazırlık dağınık bir sorumluluk olmamalı. Bir kişi belirleyin ve görevleri yazın:

• Belgelerin toplanması ve güncelliği
• Öz denetimin yürütülmesi
• Eksikliklerin takibi
• Denetim günü koordinasyon

Küçük bir klinikte bu kişi genelde klinik sahibi ya da mesul müdür oluyor; önemli olan belli olması.

Yıllık takvime bağlayın

Yıl içinde dağılmış bir hazırlık, birikmiş bir işten iyi:

Bu takvim, hazırlığı bir kriz olmaktan çıkarıp rutine çeviriyor.

Özet

• Denetimi krize çeviren şey eksik belge değil, bulunamayan belge.
• İki klasör kurun: fiziksel ve dijital, listesi yazılı.
• Yılda iki kez öz denetim yapın; kontrol listesini kullanın.
• Denetim günü işbirliği yapın, bilmediğinize bilmiyorum deyin, tutanağı okuyun.
• Eksiklik çıkması olağan; asıl iş tekrarını engelleyen düzeni kurmak.
• Hazırlığı yıllık takvime bağlayın.

---

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kliniğinizin durumu için bir avukata danışın.