Aydınlatma metni ile açık rıza arasındaki fark nedir?

Kliniklerde en sık gördüğümüz KVKK hatası tek bir kâğıtta toplanıyor: üstünde "KVKK Aydınlatma ve Rıza Formu" yazan, altında tek bir imza alanı olan belge. Bu belge iki ayrı yükümlülüğü birleştiriyor ve birleştirdiği için ikisini de tam karşılamıyor.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir.

İkisi arasındaki temel fark

En kritik satır sonuncudan bir önceki. Aydınlatma her durumda gerekli, açık rıza değil.

Aydınlatma: her hastaya, her zaman

Aydınlatma yükümlülüğü, kişisel veri işlenmeye başlanmadan önce ilgili kişiyi bilgilendirmek. Kim olduğunuzu, hangi veriyi neden işlediğinizi, kime aktardığınızı, hangi hukuki dayanağa dayandığınızı ve hastanın haklarını anlatıyorsunuz.

Dikkat edilecek üç nokta:

1. Onay istemiyorsunuz, bilgi veriyorsunuz. Hastanın "kabul ediyorum" demesi aydınlatmanın şartı değil. Metnin sunulmuş olması yeterli, ama sunulduğunu gösterebilmelisiniz.
2. İşlemeden ÖNCE olmalı. Hasta kaydını açıp tedaviye başlayıp üçüncü seansta metni imzalatmak, yükümlülüğü geç yerine getirmek demek.
3. Anlaşılır olmalı. Kanun metnini kopyalayıp yapıştırmak teknik olarak "bilgilendirme" sayılabilir ama amaca hizmet etmiyor.

Açık rıza: yalnız gerektiğinde

Açık rıza, kanunun aradığı şartlarda verilen özgür iradeye dayalı bir izin. Üç unsuru var: belirli bir konuya ilişkin olmalı, bilgilendirmeye dayanmalı ve özgür iradeyle açıklanmalı.

Buradaki en yaygın yanılgı: her veri işleme için açık rıza gerektiği sanılıyor. Gerekmiyor. Kanunda açık rıza dışında da işleme dayanakları var ve bir tedavi sürecinde toplanan verinin önemli bir kısmı bu dayanaklara oturuyor. Zaten hukuki dayanağı olan bir işlem için ayrıca rıza almak, hastaya "istersen reddedebilirsin" demek anlamına geliyor; oysa reddederse de o veriyi işlemeye devam edeceksiniz. Bu, rızayı anlamsız kılıyor.

Fizyoterapi kliniğinde açık rıza gerçekten nerede gerekir?

Tedavinin kendisinin ötesine geçen işlemlerde. Örnekler:

• Tanıtım amaçlı kullanım. Öncesi/sonrası fotoğraflarının kliniğin sosyal medyasında ya da web sitesinde yayımlanması.
• Eğitim ve sunum kullanımı. Vaka görsellerinin kongrede ya da eğitimde gösterilmesi.
• Ticari elektronik ileti. Kampanya duyurusu, yeni hizmet tanıtımı gibi pazarlama mesajları. Bunlar ayrıca İYS mevzuatına da tabi.

Buna karşılık randevu hatırlatması, hizmetin kendisinin bir parçası olduğu ölçüde farklı bir yerde durur. Hatırlatmanın kanalı ve içeriği bu değerlendirmeyi etkiliyor, o yüzden kliniğinizin uygulamasını bir avukata değerlendirtin.

Neden tek formda birleştirilmemeli?

Çünkü tek imza, hangi şeye verildiğini belirsizleştiriyor.

Hasta "KVKK Aydınlatma ve Rıza Formu"nun altını imzaladığında neyi kabul etmiş oluyor? Tedavi kaydının tutulmasını mı, fotoğrafının sosyal medyada paylaşılmasını mı, ikisini birden mi? Bir denetimde ya da bir şikâyette bu sorunun net bir cevabı olmalı ve tek imzalı birleşik formda yok.

Açık rızanın "belirli bir konuya ilişkin" olması gerektiği şartı da tam olarak bunu söylüyor. Toptan alınan, her şeyi kapsayan bir rıza, geçerli bir rıza değil.

Doğru yapı:

• Aydınlatma metni ayrı bir belge. Sunuluyor, okundu bilgisi kayda geçiyor.
• Açık rıza ayrı bir belge ve her konu için ayrı seçenek içeriyor. Hasta fotoğraf paylaşımına hayır deyip eğitim kullanımına evet diyebilmeli.
• Reddetmenin tedaviyi etkilemediği açıkça yazılı olmalı. Yazılı değilse rızanın "özgür irade" şartı tartışmaya açılıyor.

Rıza geri alınırsa ne olur?

Hasta açık rızasını her zaman geri alabilir. Geri aldığında o rızaya dayanan işlemeyi durdurmanız gerekiyor.

Pratikte bunun anlamı: rızanın hangi tarihte verildiğini ve hangi tarihte geri alındığını kayıt altında tutmalısınız. "Rıza vardı" demek yetmiyor, ne zaman ve neye verildiğini gösterebilmeniz gerekiyor.

Geri alma geçmişe yürümüyor; rıza geçerliyken yapılmış işlemler hukuka aykırı hâle gelmiyor. Ama bundan sonrası duruyor.

Klinik için pratik kontrol listesi

• Aydınlatma metni ayrı bir belge mi?
• Hastaya işleme başlamadan önce sunuluyor mu?
• Sunulduğu kayda geçiyor mu?
• Açık rıza ayrı bir belge mi?
• İçindeki her konu ayrı ayrı kabul edilebiliyor mu?
• Reddetmenin tedaviyi etkilemediği yazılı mı?
• Rızanın tarihi ve varsa geri alınma tarihi tutuluyor mu?
• Metinler güncellendiğinde hangi hastanın hangi sürümü gördüğü belli mi?

Son madde en çok atlananı. Metni güncellediğinizde eski hastalar eski sürümü kabul etmiş durumda kalıyor ve hangi hastanın neyi gördüğünü bilmiyorsanız, güncelleme yapılmamış gibi.

Özet

• Aydınlatma bir bilgilendirme, her zaman gerekli, kabul edilmesi gerekmiyor.
• Açık rıza bir izin, yalnız belirli işlemler için gerekli, geri alınabilir.
• İkisi ayrı belgede durmalı; tek imza hangi şeye verildiğini belirsizleştiriyor.
• Açık rızada her konu ayrı seçenek olmalı ve reddetmenin sonucu yazılmalı.
• Hangi hastanın metnin hangi sürümünü kabul ettiği kayıt altında olmalı.