Excel'den klinik yazılımına geçiş nasıl yapılır?

Çoğu klinik dijitale Excel'den geçiyor. Dosyayı yüklemek teknik olarak en kolay adım; asıl iş öncesinde ve sonrasında.

Önce: dosyayı temizleyin

Aktarım, dosyadaki hataları da beraberinde taşıyor. Yüklemeden önce şunlara bakın:

Mükerrer kayıtlar. Aynı hasta iki kez, farklı yazımlarla girilmiş oluyor ("Ayşe Yılmaz", "AYSE YILMAZ"). Telefon numarasına göre sıralamak çoğunu ortaya çıkarıyor.

Telefon biçimi. Başında sıfır olan, olmayan, boşluklu, parantezli. Aktarım öncesi tek biçime getirin; hatırlatma mesajlarının gidebilmesi buna bağlı.

Boş ve anlamsız satırlar. Ara toplam satırları, notlar, renkli işaretlemeler. Renkler aktarılmıyor; renkle tuttuğunuz bir bilgi varsa (mesela "borçlu") onu bir sütuna yazın.

Tek hücreye sıkışmış bilgiler. "0532... / bel fıtığı / paket bitti" gibi bir hücre, ayrı sütunlara bölünmeli.

Ad ve soyad ayrımı. Tek sütunda tutuluyorsa ikiye bölün. Çok isimli adlarda bunu elle kontrol etmek gerekiyor.

Aktarımda: neyi taşımayın

Her sütunu taşımak zorunda değilsiniz. Şunları taşımayın:

• Artık kullanılmayan, ne anlama geldiğini kimsenin bilmediği alanlar
• Yıllardır güncellenmemiş, doğruluğundan emin olmadığınız bilgiler
• Serbest metin içinde geçen, yeri sistemde ayrı olan veriler

Amaç dosyayı kopyalamak değil, kullanılabilir bir kayıt kurmak.

Sonra: iki şeyi asla varsaymayın

Geçişte en sık yapılan ve en pahalı iki hata:

KVKK onayı

Excel'deki bir hastanın adının olması, aydınlatma metnini gördüğü ve gerekli hâllerde açık rıza verdiği anlamına gelmiyor. Aktarılan hastaların onay durumu boş başlamalı ve onay klinikte, hastadan yeniden alınmalı.

Var olmayan bir onayı sisteme "var" diye yazmak, bir kayıt hatası değil; denetimde ve şikâyette karşınıza çıkacak bir beyan.

Mesaj izni

Aynı gerekçeyle, aktarılan hastalarda randevu hatırlatması izni kapalı başlamalı. Beş yüz kişiye izinsiz mesaj göndermek hem KVKK hem de ticari elektronik ileti mevzuatı açısından kliniği zora sokuyor.

İzni sonradan, hasta kliniğe geldiğinde açmak birkaç saniye sürüyor. Tersini düzeltmek mümkün değil.

Geçiş haftası nasıl planlanır?

Paralel çalışmayın. İki sistemi birlikte yürütmek kulağa güvenli geliyor ama pratikte iki yerde de eksik kayıt oluşuyor. Bir gün belirleyin ve o günden sonra yalnız yeni sistemi kullanın.

Eski dosyayı silmeyin, kilitleyin. Salt okunur bir kopya olarak saklayın; ilk haftalarda bir şey arandığında lazım oluyor.

İlk hafta randevuları hafif tutun. Resepsiyon yeni ekranı öğrenirken normal yoğunlukta çalışmak hem hataya hem de gerginliğe yol açıyor.

Bir kişiyi sorumlu yapın. "Herkes öğrenir" dağınık bir öğrenme oluyor; bir kişinin sistemi iyi öğrenip diğerlerine göstermesi daha hızlı işliyor.

Geçtikten sonra ilk ay kontrol edilecekler

• Randevu hatırlatmaları gerçekten gidiyor mu? Kendi numaranıza bir tane gönderin.
• Kalan seans hakları doğru mu? Birkaç hastada elle doğrulayın.
• Alacak listesi tanıdık geliyor mu? Rakam beklediğinizden çok farklıysa aktarımda bir sorun var demektir.
• KVKK onayı eksik hasta sayısı düşüyor mu?

Son madde bir uyum göstergesi: sayı düşmüyorsa onam alma adımı günlük akışa girmemiş demektir.

Özet

• Zor kısım yükleme değil, dosyanın temizlenmesi.
• Telefon biçimini tek hâle getirin; hatırlatmalar buna bağlı.
• KVKK onayını ve mesaj iznini asla varsaymayın; ikisi de boş başlamalı.
• Paralel çalışmayın, bir kesme günü belirleyin.
• İlk ay dört şeyi kontrol edin: hatırlatma, seans hakkı, alacak, onay eksiği.