Klinikte ikinci şube kararı ne zaman verilir?

İkinci şube, klinik sahiplerinin en heyecanlı ve en riskli kararı. Genelde birinci klinik dolduğunda gündeme geliyor ama doluluk tek başına yeterli bir ölçüt değil.

Asıl ölçüt: siz olmadan çalışıyor mu?

Bu, yazının anahtar sorusu.

İkinci şubede tekrarlanacak olan şey mekân değil, sistem. Birinci klinik sizin her gün orada olmanıza, her kararı sizin vermenize ve her sorunu sizin çözmenize bağlıysa, tekrarlanacak bir sistem yok demektir.

Kendinize dürüstçe sorun:

• Bir hafta gelmezsem klinik aksar mı?
• Fiyat, iptal ve paket kuralları yazılı mı, yoksa "duruma göre" mi?
• Yeni bir fizyoterapist geldiğinde nasıl çalışacağını gösteren bir düzen var mı?
• Rakamları (doluluk, tahsilat, no-show) düzenli görüyor muyum, yoksa hissiyatla mı yönetiyorum?
• Resepsiyon kararları kendi başına verebiliyor mu?

Bu sorulara "hayır" diyorsanız, ikinci şube birinci şubenin sorunlarını ikiye katlıyor, gelirini değil.

Hazırlık ölçütleri

İkinci şube düşünmeden önce karşılanması gerekenler:

Beşinci madde üzerinde durmak gerekiyor: ikinci şube bir mekân değil, bir kişi gerektiriyor. Orayı yönetecek kişi bulunmadan açılan şube, sizi iki yer arasında koşturuyor ve iki kliniği birden zayıflatıyor.

Şubeden önceki alternatifler

Doluluk yüksekse ilk çözüm şube olmak zorunda değil. Daha ucuz ve daha az riskli seçenekler:

Çalışma saatlerini genişletmek. Akşam ya da hafta sonu saatleri açmak. Ek personel gerekiyor ama yeni bir kira ve ruhsat süreci yok.

Mevcut mekânda oda eklemek. Kullanılmayan bir alan varsa dönüştürmek.

Grup çalışmaları eklemek. Egzersiz gruplarıyla aynı saatte daha fazla hastaya hizmet vermek. Uygun hasta grubu gerektiriyor.

Fizyoterapist eklemek. Odalarınız fizyoterapist sayınızdan fazlaysa kapasiteyi kolayca artırıyor.

Ev ziyareti hizmeti. Mekân gerektirmiyor; ulaşım süresi maliyetlenmeli.

Bu seçeneklerin hepsi denenmeden şubeye geçmek, en pahalı yolu ilk denemek oluyor.

Şube maliyetinde atlananlar

Yeni şube bütçesi genelde kira ve tadilattan ibaret sanılıyor. Atlananlar:

• Ruhsat süreci boyunca ödenen kira (aylarca, gelirsiz)
• Yeni şubenin ruhsat ve izin süreçleri (birinciyle aynı yükümlülükler)
• İkinci bir ekip: fizyoterapistler, resepsiyon
• Yeni şubede ilk 12 ay düşük doluluk
• Sizin bölünen zamanınız: birinci şube de bundan etkileniyor
• Yazılım, muhasebe ve İSG maliyetlerinin ikinci kez oluşması
• Tanıtım: yeni konumda sıfırdan bilinirlik

Beşinci madde en çok hafife alınan. İkinci şubeye ayırdığınız zaman, birinci şubeden çıkıyor ve birinci şubenin performansı düşebiliyor.

Konum seçimi

İkinci şube için konum, birinciden farklı düşünülmeli:

Çok yakın olmasın. Kendi hastanızı bölmek, yeni hasta kazanmak değil. İki şube birbirinin talebini yiyorsa toplam doluluk düşüyor.

Çok uzak da olmasın. Yönetilebilir mesafede olmalı; ilk yıl sık gidip gelmeniz gerekecek.

Talep araştırması yapın. Birinci şubenin hasta adres dağılımına bakın: hastalarınız nereden geliyor? Uzaktan gelen bir yoğunlaşma varsa, orası aday.

Son madde somut ve kolay: hasta kayıtlarınızdaki ilçe dağılımını çıkarın. Kullandığınız sistem bunu veremiyorsa manuel de yapılabilir; bir saatlik iş, konum kararını veriye bağlıyor.

Marka ve standart

İki şubede farklı deneyim yaşatmak, markayı zayıflatıyor. Standartlaşması gerekenler:

• Fiyat listesi
• İptal ve paket politikası
• Hasta karşılama akışı
• Ölçüm ve kayıt standardı
• Onam formları
• Görsel kimlik

Bu standartların yazılı ve tek kaynaktan olması gerekiyor. İki şubede iki farklı iptal politikası, hastalar arasında konuşulduğunda güven sorununa dönüşüyor.

Kullandığınız sistemin birden fazla şubeyi ayrı ayrı yönetebilmesi de gerekiyor: her şubenin kendi takvimi, kendi ekibi ve kendi tahsilatı olmalı ama raporları bir arada görebilmelisiniz.

Sık yapılan üç hata

1. Doluluğa bakıp sisteme bakmamak. En yaygın hata; yazının başındaki soru bunun içindi.

2. Yönetici bulmadan açmak. Sizin iki yerde birden olmanız mümkün değil.

3. Nakit rezervi olmadan açmak. Yeni şube ilk yıl genelde kâr etmiyor. O yılı birinci şubenin kârıyla değil, ayrılmış bir rezervle geçirmelisiniz; yoksa birinci şube de zayıflıyor.

Özet

• Ölçüt doluluk değil, kliniğin siz olmadan çalışması.
• Süreçler yazılı ve devredilebilir olmalı; yoksa şube sorunları ikiye katlıyor.
• Şubeden önce saat genişletme, oda ekleme ve fizyoterapist alma seçeneklerini deneyin.
• Yönetici adayı bulunmadan şube açılmaz.
• Konum kararını hasta adres dağılımına bakarak verin.
• İlk 12 ayın giderini karşılayacak rezerv olmadan başlamayın.