Gelmeyen hastanın kliniğe maliyeti nasıl hesaplanır?

Boş kalan bir seans saatinin maliyeti sorulunca çoğu klinik seans ücretini söylüyor. Doğru cevap bundan yüksek, çünkü o saatin gideri hasta gelmese de oluşuyor.

Basit hesap

Bir saatin size maliyeti:

Saatlik maliyet = (aylık sabit giderler + fizyoterapist maaşları) ÷ aylık toplam çalışma saati

Sabit giderlere kira, aidat, faturalar, yazılım, muhasebe, sigorta ve amortisman giriyor.

Örnek bir klinik:

İki fizyoterapist, günde 7 seans saati, ayda 22 gün: 308 seans saati.

Saatlik maliyet: 210.000 ÷ 308 = 682 TL

Seans ücreti 800 TL ise, dolu bir saatin katkısı 800 TL, boş bir saatin bedeli ise kaybedilen 800 TL gelir. Ama asıl görmeniz gereken şu: o saatin 682 TL'lik gideri zaten oluştu.

Yıllık tabloya çevirin

Gelmeme oranı yüzde 10 olsun. Aylık 308 saatin 31'i boş demek.

31 × 800 = 24.800 TL / ay Yıllık: 297.600 TL

Oranı yüzde 10'dan yüzde 5'e düşürmek, yılda yaklaşık 150.000 TL anlamına geliyor. Bu rakam çoğu klinikte bir yazılımın, bir hatırlatma sisteminin ve bir bekleme listesi düzeninin toplam maliyetinin epey üstünde.

Oranı nasıl hesaplıyorsunuz?

Gelmeme oranı = (gelmeyen + geç iptal) ÷ toplam planlanan randevu

Geç iptalin de sayıya dahil olması gerekiyor: doldurulamayacak kadar geç gelen bir iptal, pratikte gelmemekle aynı sonucu veriyor.

Aylık bakın; tek bir hafta tatil ya da hava koşulu yüzünden yanıltıyor.

Kırılımlara bakın

Toplam oran bir şey söylüyor, kırılımlar ne yapacağınızı söylüyor:

Saate göre. Sabahın ilk ve akşamın son randevusu çoğu klinikte en yüksek oranı veriyor. Çözüm o saatleri kapatmak değil, o saatlere kimi koyduğunuza dikkat etmek olabiliyor.

Fizyoterapiste göre. Belirgin bir fark varsa sebebi genelde çalıştığı saat aralığı ya da hasta profili oluyor, kişisel bir şey değil.

Seans sırasına göre. İlk üç seansta gelmeme, ilerleyen seanslardan yüksekse tedaviye bağlanma sorunu var demektir: hasta neden geldiğini ve ne kazanacağını yeterince anlamamış oluyor.

Ödeme biçimine göre. Paketi olan hasta ile seans başı ödeyen hastanın oranları genelde farklı çıkıyor.

Neyi düzeltmek en çok getiriyor?

Sırayla:

1. Hatırlatmayı iptal süresinden önce göndermek. İptal süresi 24 saat ve hatırlatma 24 saat kala gidiyorsa, hasta zaten süreyi kaçırmış oluyor ve haber vermeden gelmemeyi seçiyor. 48 saat kala gönderilen bir hatırlatma, iptali mümkün kılıyor ve o saat doldurulabiliyor.
2. Bekleme listesini çalışır hâle getirmek. Listede kimin hangi gün ve saate uygun olduğu yazılı olmalı ve arayacak kişi belli olmalı.
3. Seriyi tek seferde kurmak. Program parça parça verildiğinde her randevu ayrı bir karar noktası oluyor.
4. Tekrar edenle konuşmak. Üç kez gelmeyen bir hastayla program üzerinden konuşmak (saati değiştirelim mi), politika üzerinden konuşmaktan daha çok işe yarıyor.

Özet

• Boş saatin bedeli seans ücreti değil, o saatin tüm gideri artı kaybedilen gelir.
• Saatlik maliyeti hesaplayın; rakam somutlaşınca öncelik değişiyor.
• Oranı geç iptalleri de sayarak, aylık ve kırılımlı tutun.
• En yüksek getiri, hatırlatmayı iptal süresinden önce göndermekte.