Kâğıt dosyadan dijitale nasıl geçilir?

Kâğıt dosyadan dijitale geçmek isteyen kliniklerin çoğu aynı yerde tıkanıyor: "yıllardır biriken dosyaları nasıl tarayacağız?"

Cevap genelde şu: taramayın.

Bütün arşivi taramak gerekmiyor

Beş yıllık bir arşivde binlerce dosya var ve bunların büyük kısmına bir daha bakılmayacak. Hepsini taramak:

• Haftalar süren bir iş
• Ciddi maliyet
• Ve taranan dosyaların çoğu hiç açılmayacak

Daha da önemlisi: taranmış bir dosya, aranabilir bir kayıt değil. PDF olarak duran bir hasta dosyasında ölçüm geçmişini bulmak, kâğıdı açmakla aynı zamanı alıyor.

Doğru yaklaşım: kesme günü

1. Bir tarih belirleyin. O günden sonra bütün yeni kayıtlar dijital.
2. Eski arşivi olduğu yerde bırakın. Kilitli dolapta, saklama süresi doluncaya kadar.
3. Yalnız aktif hastaları taşıyın. Tedavisi süren ve son bir yılda gelen hastalar.
4. Taşırken tam dosyayı değil özeti taşıyın.

Dördüncü madde kritik. Aktif bir hasta için dijitale girmesi gerekenler:

• Kimlik ve iletişim bilgileri
• Tanı ve şikâyet
• Son ölçümler
• Devam eden tedavi planı ve ev programı
• Kalan seans hakkı
• Açık bakiye
• KVKK onam durumu

Bu, dosya başına on dakika. Elli aktif hasta için bir günlük iş.

Eski dosya lazım olursa

Olacak ve bunun için bir düzen kurun:

• Arşiv, hasta adına göre erişilebilir olsun
• Dijital kayıtta "eski kâğıt dosyası var" işareti bulunsun
• Lazım olan dosya bulunduğunda o an taranıp dijital kayda eklensin

Üçüncü madde zamanla arşivi doğal olarak eritiyor: gerçekten kullanılan dosyalar dijitale geçiyor, kullanılmayanlar kâğıtta kalıyor ve süresi dolunca imha ediliyor.

KVKK tarafı

Geçişte iki şeyi asla varsaymayın:

1. KVKK onayı. Kâğıt dosyada bir hastanın adının olması, aydınlatma metnini gördüğü ve gerekli hâllerde açık rıza verdiği anlamına gelmiyor. Eski onam belgesi dosyada duruyorsa taşıyın; durmuyorsa onay boş başlamalı ve hasta geldiğinde yeniden alınmalı.

Var olmayan bir onayı sisteme "var" diye yazmak, bir kayıt hatası değil; denetimde karşınıza çıkacak bir beyan.

2. Mesaj izni. Aynı gerekçeyle kapalı başlamalı. Beş yüz kişiye izinsiz mesaj göndermek kliniği zora sokuyor.

Ayrıca kâğıt arşivin kendisi de KVKK kapsamında: kilitli dolapta durmalı, kimin erişebileceği belli olmalı ve saklama süresi sonunda okunamayacak biçimde imha edilmeli.

Geçiş haftası

Paralel çalışmayın. İki sistemi birlikte yürütmek kulağa güvenli geliyor ama pratikte ikisinde de eksik kayıt oluşuyor. Bir gün belirleyin ve o günden sonra yalnız yeni sistemi kullanın.

Bir kişiyi sorumlu yapın. "Herkes öğrenir" dağınık bir öğrenme oluyor. Bir kişinin iyi öğrenip diğerlerine göstermesi daha hızlı.

İlk hafta randevuları hafif tutun. Resepsiyon yeni ekranı öğrenirken normal yoğunluk hem hataya hem gerginliğe yol açıyor.

Eski dosyaları hemen atmayın. İlk aylarda bir şey arandığında lazım oluyor.

Neyi taşımayın?

Her sütunu ve her bilgiyi taşımak zorunda değilsiniz:

• Artık kullanılmayan, ne anlama geldiğini kimsenin bilmediği alanlar
• Yıllardır güncellenmemiş, doğruluğundan emin olmadığınız bilgiler
• Doğruluğu şüpheli iletişim bilgileri (hasta geldiğinde teyit edin)

Amaç dosyayı kopyalamak değil, kullanılabilir bir kayıt kurmak.

Excel'den geliyorsanız

Kâğıt yerine Excel kullanıyorsanız süreç farklı: dosya temizliği, mükerrer kayıtlar, telefon biçimi ve sütun eşleştirmesi devreye giriyor. Ayrıntısı için: Excel'den klinik yazılımına geçiş nasıl yapılır?

İlk ay kontrol edilecekler

• Randevu hatırlatmaları gerçekten gidiyor mu? Kendi numaranıza bir tane gönderin.
• Kalan seans hakları doğru mu? Birkaç hastada elle doğrulayın.
• Açık bakiyeler tanıdık geliyor mu?
• KVKK onayı eksik hasta sayısı düşüyor mu?

Son madde bir uyum göstergesi: sayı düşmüyorsa onam alma adımı günlük akışa girmemiş demektir.

Özet

• Bütün arşivi taramayın; taranan PDF aranabilir bir kayıt değil.
• Bir kesme günü belirleyin, yalnız aktif hastaların özetini taşıyın.
• Eski dosya lazım olduğunda o an tarayıp ekleyin; arşiv zamanla erir.
• KVKK onayını ve mesaj iznini varsaymayın; boş ve kapalı başlasın.
• Paralel çalışmayın, bir kişiyi sorumlu yapın, ilk hafta hafif olsun.
• İlk ay dört şeyi kontrol edin.