Klinikte doluluk oranı nasıl ölçülür?

Doluluk oranı, bir kliniğin en önemli işletme göstergesi: gelirinizin, personel ihtiyacınızın ve fiyatlandırmanızın hepsi buna bağlı.

Buna rağmen çoğu klinikte ya hiç hesaplanmıyor ya da "bugün yoğunduk" hissiyatıyla değerlendiriliyor.

Formül

Doluluk oranı = gerçekleşen seans saati ÷ satılabilir seans saati

İki tarafın da doğru tanımlanması gerekiyor.

Gerçekleşen seans saati: gerçekten yapılan seansların toplam süresi. İptal edilenler ve gelinmeyenler bunun içinde değil.

Satılabilir seans saati: teorik kapasite değil. Şunlar çıkarılıyor:

• Öğle arası
• Fizyoterapistin izinli olduğu günler
• Kapalı olduğunuz günler ve tatiller
• Seans arası hazırlık ve temizlik payı
• Fizyoterapist sayısı odalardan azsa, fazla odalar

Son madde önemli: dört odanız ama iki fizyoterapistiniz varsa satılabilir kapasiteniz iki fizyoterapist üzerinden hesaplanıyor. Dört oda üzerinden hesaplamak, doluluğu olduğundan düşük gösteriyor ve yanlış kararlara yol açıyor.

Örnek hesap

• 2 fizyoterapist
• Günde 8 saat çalışma, 1 saat öğle arası = 7 saat
• Ayda 22 iş günü
• Bir fizyoterapist 3 gün izinli

Satılabilir saat: (2 × 22 − 3) × 7 = 287 saat

Ay içinde gerçekleşen seans: 230 seans × 45 dakika = 172,5 saat

Doluluk: 172,5 ÷ 287 = yüzde 60

Hangi oran iyi?

Kabaca bir çerçeve:

Son satır şaşırtıcı gelebiliyor ama gerçek: yüzde 95 dolulukta bir hasta geciktiğinde bütün gün sarkıyor, acil bir durum programı çökertiyor ve personel tükeniyor.

Kırılımlar ne yapacağınızı söylüyor

Toplam oran bir durum bildiriyor; ne yapılacağını kırılımlar söylüyor.

Saate göre. Hangi saat dilimleri boş kalıyor? Çoğu klinikte 10:00 ile 15:00 arası zayıf, akşam saatleri dolu. Buradan çıkan karar farklı olabiliyor: çalışma saatlerini kaydırmak, boş saatlere indirim uygulamak ya da o saatleri grup çalışmasına ayırmak.

Güne göre. Pazartesi ve cuma çoğu klinikte farklı davranıyor.

Fizyoterapiste göre. Belirgin fark varsa sebebi genelde çalıştığı saat aralığı ya da hasta profili.

Odaya göre. Bir oda sürekli boşsa yerleşim ya da atama sorunu olabiliyor.

Boş kalma sebebine göre. En değerli kırılım bu.

Boş saatin sebebini ayırın

Boş kalan bir saatin üç farklı sebebi olabiliyor ve üçünün çözümü farklı:

Bu ayrımı yapmayan bir klinik, talep sorununu no-show sorunu sanıp yanlış yere yatırım yapıyor.

Gelmeyen hasta tarafındaki hesap için ayrı bir yazımız var: Gelmeyen hastanın kliniğe maliyeti nasıl hesaplanır?

Ne sıklıkta bakmalı?

Aylık. Haftalık bakmak yanıltıyor: tatil, hava koşulu ve okul dönemleri tek bir haftayı bozuyor.

Aylık oranı bir yerde biriktirin ve eğilime bakın. Tek bir ayın yüzde 62 olması bir şey söylemiyor; altı aydır 68'den 62'ye düşüyor olması bir şey söylüyor.

Sol Víta kullanan kliniklerde aylık özet ekranı gerçekleşen seans, iptal ve gelmeme sayılarını bir arada gösteriyor. Hangi sistemi kullanırsanız kullanın, bu üç sayıyı aynı ekranda görebilmeniz gerekiyor; ayrı yerlerden toplanan rakamlar ay sonunda toplanmıyor.

Doluluk düşükken ne yapılmıyor?

Sık yapılan iki hata:

1. Hemen fiyat indirmek. Doluluk sorununun sebebi fiyat olmayabiliyor; bilinirlik, konum, saat uyumsuzluğu ya da no-show olabiliyor. Fiyat indirmek, sebebi teşhis etmeden yapılan bir müdahale ve geri alması zor.

2. Fizyoterapist almak. Doluluk yüzde 55'ken yeni fizyoterapist almak, oranı daha da düşürüyor.

Önce sebebi bulun. Kırılımlar zaten bunun için var.

Özet

• Payda teorik kapasite değil, satılabilir saat olmalı.
• Fizyoterapist sayısı odalardan azsa sınırlayıcı olan fizyoterapisttir.
• Sağlıklı aralık kabaca yüzde 60 ile 80; yüzde 95 üstü sürdürülemez.
• En değerli kırılım, boş saatin sebebine göre ayrılması.
• Aylık bakın ve eğilimi izleyin; tek ay bir şey söylemiyor.
• Sebebi bulmadan fiyat indirmeyin, personel almayın.