Randevuya gelemeyeceğim, ne yapmalıyım?

Kısa cevap: fark ettiğiniz anda haber verin. Bir gün önce, bir saat önce, hatta randevu saatinden sonra bile; her durumda haber vermek, hiç haber vermemekten iyi.

Ama sonuçlar ne zaman haber verdiğinize göre değişiyor. Aşağısı o farkı anlatıyor.

İptal süresi ne demek?

Kliniklerin çoğunda ücretsiz iptal için bir süre sınırı var; yaygın uygulama 24 saat. Bu sürenin içinde haber verirseniz seans hakkınız korunuyor, sonrasında ise kullanılmış sayılıyor.

Kural şöyle işliyor:

Son iki satırın aynı sonucu vermesi kliniğin sertliği değil, o saatin doldurulamamış olmasıyla ilgili.

Neden böyle bir kural var?

Boş kalan bir seans saati geri gelmiyor. Fizyoterapist o saati sizin için ayırmış, oda ayrılmış ve bekleme listesindeki başka bir hastaya verilmemiş oluyor.

24 saat gibi bir süre, o saati başka bir hastaya verebilmek için gereken en az süre: klinik bekleme listesindeki kişiyi arıyor, o kişi işten izin ayarlıyor, yola çıkıyor.

Kural bu yüzden bir ceza değil, bir doluluk meselesi. Bunu bilmek, konuşmayı da kolaylaştırıyor.

Süre geçtiyse yine de arayın

Çok yaygın bir yanlış davranış şu: süre geçtiğini fark eden hasta, "nasıl olsa hakkım yandı" diye hiç aramıyor.

Aramanın iki faydası var:

1. Klinik o saati değerlendirebiliyor. Son dakikada da olsa bir hasta bulunabiliyor.

2. Kliniğin sizinle ilgili kaydı doğru oluyor. "Gelmedi" ile "haber verdi ama geç verdi" arasında kayıtta fark var ve bu, ileride bir istisna talep ettiğinizde işinize yarıyor.

Ayrıca çoğu klinik, haber veren hastaya karşı daha esnek davranıyor. Bu bir garanti değil ama insani bir gerçek.

Mazeretim var, hakkım yanar mı?

Kliniklerin çoğu yazılı kuralı katı tutup uygulamada esnek davranıyor. Hastalık, kaza, cenaze gibi durumlarda hakkın geri verilmesi yaygın.

Ama bunun bir hak olmadığını bilin: kliniğin insafına bağlı ve klinik hayır da diyebilir. Talep ederken:

• Durumu açıkça anlatın
• Varsa belgeyi sunun (rapor gibi)
• Israrcı değil, anlayışlı bir dille konuşun
• Tekrarlanan bir durumsa bunun farkında olduğunuzu belirtin

Üçüncü ve dördüncü maddeler pratikte fark yaratıyor.

Nasıl haber vermeli?

• Telefonla arayın. En hızlı ve en net yol.
• Ulaşamazsanız mesaj bırakın ve saatini kaydedin.
• Kliniğin hasta portalı ya da uygulaması varsa oradan da yapılabiliyor.
• Yalnız sosyal medyadan mesaj atıp haber verdiğinizi varsaymayın; oralara her zaman zamanında bakılmıyor.

Hatırlatma mesajınıza bakın: iyi yazılmış bir hatırlatma, aranacak numarayı ve ücretsiz iptalin son anını tarih olarak yazıyor. Sol Víta kullanan kliniklerin gönderdiği hatırlatmada ikisi de bulunuyor.

Sık gelemiyorsanız

Randevularınızı sürekli kaçırıyorsanız sorun büyük ihtimalle sizde değil, saatte.

Kliniğinizle şu konuşmayı yapın:

"Son üç randevuya gelemedim. İş saatlerim değişti, sabah 09:00 bana zor geliyor. Akşam ya da hafta sonu bir saat mümkün mü?"

Klinikler bu konuşmayı memnuniyetle yapıyor, çünkü onların da işine geliyor: gelmeyen bir hasta hem tedavi olamıyor hem de takvimde yer kaplıyor.

Tedavi programının aksaması sonucu da bozuyor. Haftada iki seanslık bir program, ayda dört seansa düştüğünde beklenen sonucu vermiyor.

Seansı erteleyebilir miyim?

Genelde evet ve bu iptalden daha iyi bir çözüm: hem hakkınız korunuyor hem de programınız aksamıyor.

Ertelemeyi mümkün olduğunca aynı hafta içine yapmaya çalışın. Programın etkisi, seansların düzenli aralıklarla yapılmasına bağlı.

Klinikler için not

Bu konudaki tartışmaların çoğu, kuralın hastaya doğru anlatılmamasından çıkıyor. Üç şey yeterli:

1. Kuralı hasta kayıt formunda yazılı verin.
2. Hatırlatma mesajında süreyi değil, son anı tarih olarak yazın.
3. Geç iptalleri kayda geçirin; tekrar edenle ilk kez olanı ayırt edebilmelisiniz.

Özet

• Fark ettiğiniz anda haber verin; geç haber vermek, hiç vermemekten iyi.
• Ücretsiz iptal süresi yaygın olarak 24 saat.
• Süre geçtiyse de arayın: hem saat değerlendirilebilir hem kaydınız doğru olur.
• Mazeret durumunda hak geri verilebiliyor ama bu bir hak değil, kliniğin kararı.
• Sürekli kaçırıyorsanız çözüm iptal değil, saati değiştirmek.

---

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve muayene yerine geçmez. Şikâyetinizin sebebi ancak sizi değerlendiren bir hekim veya fizyoterapist tarafından belirlenebilir; buradaki egzersizleri kendi başınıza uygulamadan önce danışın.