Online randevu sistemi nedir, fizyoterapi kliniğine ne kazandırır?

Online randevu sistemi, hastanın kliniği telefonla aramadan, uygun saatleri görüp kendi randevusunu almasını sağlayan bir sayfa. Kliniğin internet sitesinde, Google İşletme Profili'nde ya da sosyal medya hesabında bir bağlantı olarak duruyor.

Fikir basit, ama bir fizyoterapi kliniği için kazandırdıkları sanıldığından fazla.

Neden fizyoterapi kliniğinde özellikle işe yarıyor?

Seans sürerken telefon çalıyor. Tek ya da iki kişilik kliniklerde telefonu açacak kimse olmuyor. Elleri hastanın sırtındayken çalan telefon ya açılamıyor ya da seansı bölüyor. Geri arandığında karşı taraf çoğu zaman başka bir yerden randevu almış oluyor.

Hastalar mesai dışında arıyor. İşten sonra, akşam, hafta sonu. Klinik kapalıyken gelen talep, sabaha kadar beklemeye razı olmayabiliyor.

Telefonda saat aramak zaman alıyor. "Salı olur mu? Salı dolu. Çarşamba öğleden sonra?" diye süren bir görüşme, hastanın kendisinin boş saatleri görüp seçmesiyle saniyelere iniyor.

İyi bir online randevu sistemi nasıl çalışmalı?

Yalnız gerçekten boş saatleri göstermeli. Fizyoterapistin mesaisini, molasını, izinlerini ve odaların doluluğunu hesaba katmalı. Klinikte elle verilen randevularla aynı takvimden beslenmeli; iki ayrı takvim, çift randevu demek.

Hangi hizmetlerin açılacağını klinik seçmeli. Her hizmet online alınmaya uygun değil. İlk değerlendirme genellikle uygun; süren bir tedavinin seansı ise fizyoterapistin planına göre verilmeli.

Telefon numarasını doğrulamalı. Doğrulama olmadan sahte ya da yanlış numarayla alınan randevular takvimi dolduruyor ve gerçek hastaların yerini alıyor. Telefona gelen bir kodla doğrulama bu sorunu çözüyor.

Günlük bir üst sınırı olmalı. Kötüye kullanıma karşı, bir günde alınabilecek online randevu sayısını klinik belirleyebilmeli.

İptal kuralını baştan söylemeli. Kaç saat öncesine kadar ücretsiz iptal edilebileceği, randevu alınırken açıkça yazmalı. Kural yazmıyorsa sonradan uygulanması tartışma yaratıyor. Kuralı kurmak için: Fizyoterapi kliniğinde randevu iptal politikası nasıl kurulur?

Hatırlatma göndermeli. Online alınan randevu da telefonla alınan kadar unutulabiliyor. Randevudan önce gönderilen bir hatırlatma, gelmeme oranını düşürüyor: Hasta gelmedi oranı nasıl düşürülür?

KVKK açısından dikkat edilecekler

Online randevu formu kişisel veri topluyor: ad, telefon, bazen şikâyete dair kısa bir not. Bu yüzden:

• Form, verinin hangi amaçla işlendiğini anlatan bir aydınlatma metni içermeli.
• Gereğinden fazla bilgi istenmemeli; randevu için ad ve telefon çoğu zaman yeterli.
• Şikâyet ayrıntısı gibi sağlık verisi formda serbest metin olarak toplanacaksa bunun gerekçesi ve korunması düşünülmeli.

Aydınlatma ile açık rıza arasındaki farkı bu yazıda anlattık.

Telefonun yerini mi alıyor?

Hayır, tamamlıyor. Bazı hastalar konuşarak randevu almayı tercih ediyor ve etmeli de. Online randevu, telefonu kaldırmıyor; telefonun açılamadığı anlarda kaybolan talebi geri kazanıyor.

Sol Víta'da online randevu sayfası klinik başına açılıyor; klinik hangi hizmetlerin açık olacağını ve günlük sınırı kendisi belirliyor, randevu telefon doğrulanmadan oluşmuyor ve kliniğin takvimine doğrudan düşüyor.